关于印发《北京大学昌平校区管理办公室印章管理规定》的通知

北京大学昌平校区管理办公室文件

昌平校管办﹝2017﹞9号

关于印发《北京大学昌平校区管理办公室印章管理规定》的通知

各办公室：

《北京大学昌平校区管理办公室印章管理规定》已于2017年3月27日校区办公会讨论通过，自2017年4月1日起施行，现印发各室，请遵照执行。

北京大学昌平校区管理办公室

2017年4月12日

主题词：印章管理 通知

电子稿发送：校区领导，校区各办公室。

行政室 2017年4月12日印发

北京大学昌平校区管理办公室印章管理规定

第一章 总则

第一条为规范和加强北京大学昌平校区管理办公室（以下简称“校区”）印章的管理，根据国家和学校有关规定，结合昌平校区实际，特制定本管理规定。

第二条本规定适用于校区行政公章、校区领导名章、校区领导手签章、发票专用章、业务专用章及内设机构印章等各类印章的管理。

第三条校区党政负责人为校区用印第一责任人，负责校区印章的管理和审批。行政室是校区各类印章的综合管理部门，对印章的刻制统一核准并监督使用。

第四条除有特殊规定外，校区印章主要用于校内工作联系，对外使用限于一般性业务工作范围，并且符合相关业务具体管理规定。

第二章 印章规格样式、刻制、启用和注销

第五条印章形状一般为圆形，依性质中间刊党徽或五角星。业务专用章的形状样式根据需要刻制，内含“XXX专用章”字样。名章不做统一规定。

第六条印章所刊单位名称使用全称。所刊汉字一般为国务院公布的简化字。印章质料根据实际需要确定。

第七条校区行政公章、发票专用章因磨损等需要重新刻制的，由行政室按照学校有关规定办理。原有印章同时交回学校党办校办。

第八条内设机构因新建或更名需刻制印章，应由内设机构负责人向校区主管领导书面申请，经校区办公会审核后按规定刻制。原有印章需同时交回行政室。内设机构撤销的，印章应在撤销当日停止使用，并在2个工作日内交回行政室。

第九条刻制校区领导名章及手签章，需经校区领导本人同意，按照相应规格由行政室刻制。

第十条校区面向学校使用的业务专用章，应由校区领导向主管校领导书面申请，经党办校办审核后按相应规定刻制。校区内部使用的业务专用章，由业务负责人向校区主管领导书面申请，经校区办公会审核后由行政室按规定刻制。

第十一条校区原则上不使用电子印章。确属工作需要需在电子文档上使用印章的，应使用扫描合成方式制作，按照实物印章的审批办法申请使用，且确保版面不可篡改，印章与文档不可分割。

第十二条除名章外，所有印章刻制完成后必须在行政室留存印模，备案登记后方可启用。停用的印章需及时交回行政室，由行政室按照有关规定封存归档。印章持有机构或负责人不得自行处置或销毁。印章的启用和停用要印发通知，明确启用和停用的具体日期。

第十三条任何机构和个人不得违规使用印章，不得伪造印章，不得利用其它渠道私自刻制印章。任何机构和个人未经批准不得刻制带有“北京大学昌平校区管理办公室”、“北京大学昌平校区”等相关字样的印章从事相关活动。

第三章 印章保管

第十四条校区行政公章、校区领导名章、发票专用章由行政室负责保管。行政室应指定专人保管。未经批准其他人员不得动用，专管人员也不得将印章交给他人使用和管理。校区领导手签章由校区领导管理，或委托行政室专人管理。各内设机构印章由内设机构负责人保管。业务专用章根据相应管理规定由业务负责人保管。

第十五条印章原则上不得带出行政室使用。确因工作需要带出使用时，须经校区领导审核批准，由印章专管人员携带外出使用，并派含印章专管人员在内的至少两人监印。

第十六条 印章专管人员短时外出，或因事、病、休假等原因不在岗位时，需经校区主管领导批准指定人员代管，专管人员要向代管人员交代用印注意事项，并做好交接手续。

第十七条印章专管人员因离职、退休等事由离开校区时，必须即时将印章移交给继任人，并签署《印章移交单》，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。

第十八条印章应由保管人严加保管，避免遗失或被盗。如发生印章被盗或遗失事宜，应立即向行政室、安全保卫室及校区领导报告。校区行政公章要立即向学校保卫部和党办校办报告，按照学校有关规定采取相应措施妥善处置。校区内部各类印章，应发布遗失声明，并经校区领导批准后刻制新的印章。

第四章 印章的使用与管理

第十九条使用印章要严格审批手续，坚持“先批准、后用印”的原则。批准人应当在需用印送审文稿、材料原件或用印审批表上签字。特殊情况经请示批准人同意后，可先行使用印章，同时将盖章后的材料复印备存，并注明请示人、请示时间，事后补办签字手续。

第二十条除财务报销封面、账簿、票据或其他经校区办公会明确的常规业务文档外，其他文档使用印章均需在用印登记簿上登记。登记内容包括编号、用印日期、用印单位或人员、事由、文件字号、发往单位、用印数量、批准人、经办人等。经办人需签字。信息登记要求完整清晰准确，可追踪倒查。登记簿须在本单位保留10年。有审批单的，一并留存。

第二十一条严禁在空白的介绍信、信笺纸、证件、奖状、证书、纸张上用印。

第二十二条凡有下列情况之一的，不得用印：

（一） 未经规定程序审核批准或批准权限不当的。

（二） 内容有误的。

（三） 涉及个人的财产、经济、法律纠纷等问题的。

（四） 非校区员工或与校区工作、业务无关的。

第二十三条印章管理人须按规定亲自用印。盖章位置要准确恰当，印迹要端正清晰，印章名称与用印件的落款要一致（代用印章除外），不漏盖、不多盖。对合同书、协议书等重要文件，应按规定盖骑缝章或骑页章。

第二十四条校区行政公章，须区分事项等级用印。重大事项，特别是需要上报学校或校外等上级部门的重要文件、材料，需经校区主任批准后方可用印。一般事项，须经校区主管领导批准后方可用印。校区主管领导不能及时审批时，紧急事项可经校区主任签批用印。

第二十五条校区领导名章和手签章，需经领导本人批准或委托的其他领导签字批准后按照相关规定使用。属常规性工作用印的，可由校区领导书面授权使用。除常规工作用印，校区领导名章不得用于签署合同、协议、委托书、授权书等文本，不得用于签发公文。

第二十六条内设机构印章，对外使用需经校区主管领导同意，对内使用由内设机构负责人审批。

第二十七条发票专用章、业务专用章等按业务要求经校区主管领导批准后可直接使用。财务报销封面、账簿、票据等专项业务资料经校区主管领导批准后可直接用印。对于既需校区领导签字又需用印的文档资料，在校区领导签字后可直接用印登记。

第二十八条除财务报销封面、账簿、票据等有专门规定的文档外，所有用印文档，行政室均需保留一份原件或复印件，同时保存电子扫描件。行政室应同时建立书面文档目录和电子扫描件存档目录，每学期期末放假前进行整理、立卷、归档工作。

第二十九条校区印章一般不用于私人性质的证明材料。特殊情况确需使用校区印章时，须本人提出书面申请，经校区主管领导同意后，方可用印。

第三十条各内设机构负责人作为第一责任人负责本机构印章的管理，并须参照本规定制定相应管理办法，经校区主管领导批准后报行政室备案。

第五章 违规责任

第三十一条对于违反本规定的员工，由行政室提请校区办公会按照相关法律、法规、规章等，根据情节轻重给予处分。本规定另有规定的，从其规定。

第三十二条校区对于违反本规定，有下列行为之一的责任人，视情节轻重分别给予警告、记过、降低岗位等级或者开除处分。

（一） 违反印章刻制审批程序刻制印章，或不按规定上缴原印章的。

（二） 未对所掌握的印章制定管理办法并报行政室备案，或未经留存印模、备案登记，擅自启用印章的。

（三） 未指定专人保管印章并建立相应登记簿，或对用印信息未详细登记，或未按规定保留登记簿的。

（四） 未经批准，在规定地点之外用印的，或不按本规定确定的印章使用程序、批准权限和使用范围用印的，或提供虚假或错误的用印申请材料，隐瞒用印目的的。

（五） 印章遗失或被窃未立即按规定上报的。

（六） 其他违反本规定及学校印章管理规定的行为。

第三十三条违反学校和校区印章管理规定，造成校区名誉受损或经济损失的，校区追究相关责任人的行政责任，涉嫌犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。

第六章 附则

第三十四条 本管理规定经2017年3月27日校区办公会讨论通过。自2017年4月1日起施行。

第三十五条 本管理规定由校区办公会负责解释。

北京大学昌平校区管理办公室用印审批表

编号： 用印地点：办公区102行政室

北京大学昌平校区管理办公室印章移交单

移交日期： 年 月 日